Checklist antes de enviar

Usa este checklist después de completar la configuración principal y antes de que los clientes reciban tus primeros mensajes en vivo.

Aplica a campañas, misiones, rutas, seguimientos de capturas y agentes con IA que pueden enviar mensajes o derivar conversaciones a tu equipo. Revisa el flujo concreto que vas a activar: tener un canal conectado o ver una vista previa no confirma que todo el recorrido esté listo.

Este es un checklist operativo. No reemplaza la revisión legal o de cumplimiento para los países y canales que usas.

1. Confirma quién puede recibir el mensaje

Empieza por la audiencia antes de revisar el mensaje. Para un envío de marketing, confirma que:

Puedes identificar a los destinatarios y comprobar el permiso para el canal, destino y tipo de comunicación que vas a usar.
Las bajas y exclusiones están respetadas, incluidos números o direcciones que ya no deben recibir mensajes.
No incluyes perfiles inválidos, duplicados ni perfiles de prueba o internos en la audiencia de clientes.
Los perfiles importados tienen una fuente, fecha y evidencia de consentimiento claras.
El canal coincide con lo que el cliente aceptó recibir.

El número de destinatarios disponibles y el estado Suscrito no sustituyen esa evidencia. Un perfil No confirmado tampoco demuestra consentimiento; comprueba el destino concreto y la baja antes del lanzamiento.

En una importación por archivo, responde Sí a la pregunta de consentimiento solo si todos los registros tienen el permiso confirmado. Si hay casos distintos, separa los archivos. No deja los perfiles nuevos como No confirmado; no es una baja de todos los perfiles existentes. Los perfiles deduplicados conservan su estado anterior y requieren su propia revisión.

Importación ficticia con No seleccionado en la pregunta de consentimiento de marketing. — La importación de demostración muestra No y no se inició. Revisa por separado el permiso y el estado de los perfiles existentes antes de enviar.

Si no estás seguro de si un perfil de cliente es elegible, exclúyelo del primer lanzamiento y revisa su origen. No cambies su estado para que aparezca en el conteo.

2. Revisa el canal y remitente

Asegúrate de que el canal pueda entregar la experiencia que estás por lanzar. Una campaña por WhatsApp o SMS necesita su canal y remitente correspondientes. Email necesita acceso habilitado y un remitente activo y verificado. Webchat y las conversaciones de redes sociales tienen otro recorrido: no los trates como destinos intercambiables de una campaña.

Antes de enviar, confirma que:

El canal, remitente y negocio seleccionados son los correctos.
El cliente reconocerá la identidad del negocio.
La plantilla, cuando sea necesaria, está disponible para ese canal y remitente; la versión aprobada que se puede enviar coincide con el contenido que quieres usar.
Las respuestas llegan al Inbox o al camino de derivación esperado cuando el canal permite responder. En un canal sin respuesta directa, como Push, ofrece otra forma de contactar al equipo.
Tu equipo sabe dónde verá y responderá las conversaciones.

En WhatsApp, revisa las condiciones de la conversación y las aprobaciones aplicables. Un borrador local o el estado general de una plantilla no prueba que su última edición esté lista para enviarse. Consulta la política de mensajería de WhatsApp Business para el permiso, uso de plantillas y derivación a una persona.

Si un canal necesita aprobaciones o configuración especial de remitente, no dejes esa revisión para el momento del envío.

3. Revisa horarios y frecuencia

Un buen mensaje puede sentirse mal si llega en un mal momento o demasiado seguido.

Antes de lanzar, revisa:

La zona horaria del negocio y cómo se traduce la hora programada al horario de la audiencia. No asumas que una programación se adapta automáticamente a cada destinatario.
Los horarios silenciosos y de atención que corresponden al canal y flujo.
Las esperas de rutas o demoras de misiones, incluidas las que desplazan un mensaje al día siguiente.
Qué otras campañas, misiones y rutas puede recibir la misma persona.
Los límites y reglas que realmente aplican a cada flujo. Una espera o un límite de una misión no garantiza un tope global para todos los envíos.

Para un primer lanzamiento, mantén el alcance pequeño y define un máximo operativo de contactos y mensajes. Comprueba el solapamiento antes de activar otro flujo; una audiencia pequeña también puede recibir mensajes repetidos.

4. Revisa el mensaje y la voz de marca

Lee el mensaje como si fueras el cliente que lo recibe. Confirma que:

La marca y la razón del mensaje están claras.
Hay una llamada a la acción simple y el tono coincide con tu equipo.
La instrucción de baja está presente cuando corresponde y el mecanismo indicado funciona en ese canal. Escribir BAJA o STOP en el cuerpo no configura por sí solo la desuscripción.
Las variables tienen datos válidos o un respaldo comprobado. Revisa también un perfil sin nombre u otro dato opcional.
Los links llevan al destino correcto, incluidos sus parámetros de seguimiento; comprueba el enlace final de la prueba, no solo el URL del editor.
Ofertas, precios, nombres de productos, fechas y políticas son correctos.

En Configuración → Plantillas, el editor permite revisar el cuerpo, las variables y los enlaces. El ejemplo siguiente es un borrador de Mensaje/SMS de seguimiento de devolución. No representa una plantilla de WhatsApp aprobada ni un mensaje entregado.

Borrador Mensaje/SMS con nombre, variable de personalización, URL e instrucción de baja. — Borrador ficticio sin guardar: revisa el contenido y después comprueba los valores, enlace y baja del mensaje final en una prueba autorizada.

Para agentes o misiones con IA, revisa las instrucciones de marca, acciones permitidas, reglas de derivación y límites de respuesta. Comprueba qué ocurre cuando falta un dato o el cliente pide hablar con una persona.

5. Prueba el recorrido completo del cliente

La vista previa comprueba contenido; la entrega, las respuestas y la atribución necesitan una verificación del recorrido real.

Prepara una prueba autorizada con destinos propios o de compañeros que aceptaron recibirla, separada de la audiencia de clientes. Usa el destino apropiado al canal: teléfono, email o navegador, por ejemplo. Un nombre o etiqueta de «prueba» en el perfil no impide envíos ni aísla sus efectos.

Selecciona solo esos perfiles y confirma canal, permisos, plantilla y responsable.
Comprueba el disparador y las exclusiones. Si vas a activar una prueba real, acota su alcance antes de iniciarla; un flujo habilitado puede alcanzar otros perfiles que cumplan sus condiciones.
Verifica que el mensaje llegue al destino previsto y que sus valores finales sean correctos. Una solicitud aceptada o un mensaje en preparación no confirma entrega.
Abre todos los links y comprueba el destino, las variables y los parámetros de seguimiento.
Responde cuando el canal lo permita; si no, usa el contacto alternativo que ofrece el mensaje.
Confirma que la conversación llegue al Inbox, equipo o responsable esperado y que pueda atenderla.
Revisa el período, zona horaria y métricas del reporte. Distingue mensajes entregados, clicks totales, clicks únicos y atribución; no tienen por qué tener el mismo valor ni aparecer al mismo tiempo.

Si necesitas una compra, carrito o evento, usa una operación de prueba autorizada en un entorno aislado compatible con esa integración. Comprueba sus efectos sobre cobros, stock, notificaciones y automatizaciones. Marcar un perfil como interno no vuelve segura una compra en producción. No inventes actividad para hacer coincidir un reporte.

Si no puedes comprobar una parte del recorrido, registra qué falta y pospón el lanzamiento de esa parte.

6. Asigna responsables en vivo

Antes del lanzamiento, decide quién está mirando. Confirma:

Quién se hace cargo del Inbox durante y después del lanzamiento.
Quién atiende las respuestas y las solicitudes de baja.
Quién tiene acceso y permisos para pausar el flujo concreto.
Quién resuelve problemas de configuración, tracking o canal.
Qué tiempo de respuesta puede cumplir el equipo y quién lo reemplaza si no está disponible.

En una misión con IA que ofrece Derivación, revisa tanto el interruptor como el compañero o equipo seleccionado. En Recolector de Propiedades, por ejemplo, el control permite elegir a quién derivar. Seleccionar un equipo no demuestra que esté disponible ni que la conversación ya se le haya asignado.

Derivación de Recolector de Propiedades activada en un borrador con Atención demo seleccionado. — Control real en un borrador sin guardar de Recolector de Propiedades; Atención demo es un equipo ficticio. Comprueba la disponibilidad y la asignación real antes del lanzamiento.

Comprueba el destino con una conversación de prueba autorizada y verifica que el responsable la vea. Si nadie se hace cargo de la primera hora después del lanzamiento, retrasa el lanzamiento.

7. Define cuándo pausar

Decide las condiciones de pausa antes de que los clientes empiecen a recibir mensajes. Pausa y revisa si ves:

La audiencia incorrecta recibiendo mensajes.
Un link roto, oferta incorrecta o producto incorrecto.
Bajas, quejas o respuestas negativas inesperadas.
Un error de plantilla, remitente o canal.
Demasiados mensajes con error o sin entrega confirmada.
Un pico de soporte que tu equipo no puede manejar.
Reportes o tracking que no coinciden con el flujo esperado.

El responsable debe detener el flujo afectado y revisar también programaciones, pasos en espera y otros flujos que puedan seguir enviando. Una pausa no retira los mensajes ya enviados o entregados al proveedor, ni demuestra que todo el trabajo pendiente esté cancelado.

Guarda la hora, el flujo y los destinos afectados; corrige la causa y vuelve a comprobar la audiencia y el recorrido antes de reanudar. Pausar temprano reduce el alcance de un problema evitable.